01-ROTINAS E ATRIBUIÇÕES DAS SECRETARIAS JUDICIAIS
CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL
CAPÍTULO V
DOS AUXILIARES DA JUSTIÇA
Art. 139. São auxiliares do juízo, além de outros, cujas atribuições são determinadas pelas normas de organização judiciária, o escrivão, o oficial de justiça, o perito, o depositário, o administrador e o intérprete.
Seção I
Do Serventuário e do Oficial de Justiça
Art. 140. Em cada juízo haverá um ou mais oficios de justiça, cujas atribuições são determinadas pelas normas de organização judiciária.
Art. 141. Incumbe ao escrivão:
I - redigir, em forma legal, os ofícios, mandados, cartas precatórias e mais atos que pertencem ao seu ofício;
II - executar as ordens judiciais, promovendo citações e intimações, bem como praticando todos os demais atos, que Ihe forem atribuídos pelas normas de organização judiciária;
III - comparecer às audiências, ou, não podendo fazê-lo, designar para substituí-lo escrevente juramentado, de preferência datilógrafo ou taquígrafo;
IV - ter, sob sua guarda e responsabilidade, os autos, não permitindo que saiam de cartório, exceto:
a) quando tenham de subir à conclusão do juiz;
b) com vista aos procuradores, ao Ministério Público ou à Fazenda Pública;
c) quando devam ser remetidos ao contador ou ao partidor;
d) quando, modificando-se a competência, forem transferidos a outro juízo;
V - dar, independentemente de despacho, certidão de qualquer ato ou termo do processo, observado o disposto no art. 155.
Art. 142. No impedimento do escrivão, o juiz convocar-lhe-á o substituto, e, não o havendo, nomeará pessoa idônea para o ato.
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5869compilada.htm
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NOTA: Algumas disposições abaixo foram modificadas por normas posteriores ou superadas pela informatização de determinados procedimentos, devendo ser aplicadas onde couberem.
PROVIMENTO Nº 02 DE 31/01/2006 (DOPJ 02/02/2006)
Dispõe sobre o Regimento Interno da Corregedoria Geral da Justiça.
REGIMENTO INTERNO E NORMAS CORRELATAS CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA
PREÂMBULO
Art. 1º - O Regimento Interno da Corregedoria Geral da Justiça consolida as regras já existentes, constantes de diversos provimentos e outros atos normativos, com a finalidade de esclarecer e orientar os juízes de direito, serventuários e funcionários da Justiça, bem como os notários e registradores, quanto à aplicação das leis no tocante aos serviços judiciais e extrajudiciais.
Art. 2º - Para atender às peculiaridades locais, o juiz titular de vara ou comarca, ou o Juiz Diretor do Foro, poderão baixar normas complementares, mediante portaria, com remessa de cópia à Corregedoria Geral da Justiça.
Artigos 3º a 103, referentes ao funcionamento da CGJ, podem ser consultados no texto integral, disponível no endereço abaixo:
Art. 104. Este Regimento entra em vigor na data da sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
(Aprovado pelo Egrégio Conselho da Magistratura, na sessão do dia 06 de outubro de 2005).
Recife, 06 de outubro de 2005.
Des. Fausto Valença de Freitas
Corregedor Geral da Justiça
ADENDO 1
Das Rotinas e Procedimentos Forenses
1. A presente seção estabelece rotinas para as serventias judiciais, de acordo com as respectivas atribuições.
1.1. Ao seu prudente arbítrio, e mediante decisão fundamentada, o juiz poderá afastar a incidência destas rotinas na resolução de casos específicos.
1.2. Os atos que instituem rotinas de serviço têm caráter geral e impessoal, devem ser publicados no Diário Oficial do Poder Judiciário do Estado, e prevalecem até que outro ato de hierarquia, igual ou superior, os revogue ou anule.
2. O juiz fixará, por ordem de serviço sujeita à aprovação da Corregedoria Geral de Justiça, as rotinas complementares que entender necessárias à regularidade dos serviços cartorários.
DAS ROTINAS APLICÁVEIS ÀS SERVENTIAS JUDICIAIS
Da Estrutura e Organização das Secretariais Judiciais
3. As secretarias do foro judicial são estruturadas de acordo com o disposto na presente seção, objetivando a eficiência do trabalho e a racionalização dos serviços.
4. Os servidores judiciais lotados nas secretarias das varas e comarcas, em quantidade de acordo com as características de cada serventia, estão distribuídos conforme os cargos de:
4.1 - Analista Judiciário;
4.2 - Técnico Judiciário;
4.3 - Auxiliar Judiciário.
5. A secretaria é uma unidade organizacional, cuja estrutura é composta pelos seguintes setores:
5.1. Setor de Direção e Coordenação:
5.1.1. O setor de direção e coordenação é o órgão de comando responsável pela coordenação, planejamento e controle de todas as atividades da secretaria.
5.1.2. Compete ao setor de direção e coordenação:
a) a administração do pessoal e controle de freqüência, férias e licenças;
b) a elaboração das estatísticas, mensal e anual, do Juízo;
c) o controle do material permanente e de consumo;
d) a afixação em local visível e de fácil acesso:
- da pauta do expediente diário para publicação;
- da pauta de atos marcados para a semana, incluindo audiências, depoimentos, diligências, vendas judiciais, impugnações da mora, pagamentos ou assemelhados;
- da relação de autos conclusos ao juiz;
- da tabela de custas.
e) o expediente diário do juízo, a ser enviado para publicação, será incluído na pauta da secretaria, para uso das partes, até 11 (onze) horas do dia útil que se seguir à data que nele esteja consignada.
5.1.3. O chefe da secretaria poderá estabelecer ordem administrativa interna entre os setores, com relação à distribuição de serviços, processamento de feitos e outras tarefas, atendendo às peculiaridades da serventia e respeitadas as disposições do Código de Organização Judiciária e deste Regimento.
5.2. Setor de Execução Interna;
5.2.1. O setor de execução interna é o órgão incumbido da realização das tarefas necessárias ao andamento do processo, compreendendo:
a) a expedição de ofícios, cartas precatórias, cartas rogatórias, alvarás, mandados, habeas corpus; certidões; pauta de audiências; pauta de sentenças e editais;
b) a manutenção da secretaria, através da organização semanal dos processos, livros, pastas, arquivos ou qualquer objeto que, por necessidade, tenha que permanecer depositado sobre as estantes, tudo sob a supervisão do chefe da secretaria;
c) qualquer outra tarefa permanente ou temporária, que for designada pela Corregedoria, pelo juiz ou escrivão, compatíveis com as atribuições do setor.
5.3. Setor de Execução Externa.
5.3.1. O setor de execução externa é o órgão incumbido da realização das seguintes tarefas:
a) atendimento ao público, protocolo, autuação, tombamento, atualização do fichário e registro de sentenças;
b) qualquer outra tarefa permanente ou temporária, que for designada pela Corregedoria, pelo juiz da comarca ou vara, ou pelo chefe de secretaria, compatíveis com as atribuições do setor;
c) em cada secretaria será organizada, com a aprovação do Juiz de Direito, uma escala intersetorial de substituição, para os casos de vacâncias, faltas, impedimentos, férias, licenças ou qualquer outro motivo de ausência do servidor, previsto em lei, observadas as competências funcionais contidas no Código de Organização Judiciária e neste Regimento.
Dos Atos Ordinatórios em Face da Petição Inicial
6. Este Regimento define os atos ordinatórios que devem ser praticados de ofício pela secretaria, sob supervisão do juiz, para a efetividade do disposto no artigo 162, § 4º, do Código de Processo Civil, e do artigo 93, XIV, da Constituição Federal.
7. O ato ordinatório será praticado de ofício pela secretaria, constando a observação de que o faz por ordem do juiz, com indicação deste Regimento Interno.
8. A prática dos atos ordinatórios será certificada nos autos, podendo ser revistos de ofício pelo juiz ou a requerimento das partes.
8.1. Os atos ordinatórios praticados pela secretaria poderão ser reunidos em pauta única para serem publicados no Diário Oficial do Poder Judiciário do Estado, preferencialmente uma vez por semana.
9. O juízo de admissibilidade da petição inicial fica reservado ao juiz, ressalvadas as hipóteses previstas no item 11 deste Livro III.
10. Os processos com pedido de liminar (cautelar e antecipação de tutela) serão conclusos imediatamente após a chegada à secretaria, e as decisões neles proferidas terão cumprimento prioritário.
11. A secretaria intimará o autor para:
11.1 - fornecer cópias da inicial em número suficiente para citação do (s) réu (s);
11.2 - subscrever a petição inicial quando for apócrifa;
11.3 - efetuar o preparo do processo, quando a inicial não vier acompanhada do comprovante do recolhimento das custas;
11.4- apresentar o instrumento do mandado conferido ao advogado, ressalvada a hipótese de protesto expresso pela juntada da procuração em 15 (quinze) dias (art. 37 CPC);
11.5 - indicar o valor da causa.
12. Quando a parte autora requerer na petição inicial os benefícios da Assistência Judiciária, a secretaria providenciará o retorno do processo à distribuição, para o encaminhamento a uma das varas da Assistência Judiciária, ressalvados os casos relativos a processos incidentes.
Dos Atos Ordinatórios em Face da Resposta do Réu
13. No processo de conhecimento, apresentada a contestação, a secretaria intimará o autor para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.
14. Havendo reconvenção, a secretaria intimará o autor/reconvindo, na pessoa do seu advogado, para contestar, no prazo de 15 (quinze) dias, ressalvada a hipótese de pedido liminar.
15. Apresentada contestação à reconvenção, a secretaria intimará o réu/reconvinte para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.
16. Apresentada exceção de incompetência relativa, a secretaria certificará a suspensão do processo (art. 306 CPC) e intimará o excepto para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.
17. Instaurado o incidente de impugnação ao valor da causa por meio de petição autônoma, a secretaria intimará o impugnado para manifestação em 5 (cinco) dias.
Dos Atos Ordinatórios em Face da Prova
18. Sempre que uma das partes juntar documento, a parte contrária deverá ser intimada para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias (art. 398 CPC).
19. Vencido o prazo fixado pelo juiz sem que o perito tenha apresentado o laudo, a secretaria deve providenciar sua intimação, para que o faça em 24 (vinte e quatro) horas ou justifique o atraso.
20. Apresentado o laudo pelo perito do Juízo, a secretaria intimará as partes para a entrega dos pareceres de seus assistentes técnicos, no prazo comum de 10 (dez) dias (art. 433, § único, CPC).
21. Recebidas as respostas de ofícios relativos às diligências determinadas pelo juiz, a secretaria intimará as partes para manifestação no prazo comum de 5 (cinco) dias.
Dos Atos Ordinatórios em Face da Frustração do Ato de Citação e Intimação
22. Certificada a negativa da diligência citatória e intimatória, a secretaria intimará a parte interessada para manifestação em 5 (cinco) dias, sobre a certidão que atestou a ocorrência.
22.1. Se a parte interessada informar elemento novo, que permita a implementação da diligência frustrada, a secretaria providenciará o cumprimento, independentemente de despacho, desde que haja tempo hábil para a renovação do ato.
22.2. Na hipótese de nova frustração, os autos serão conclusos ao juiz.
Dos Atos Ordinatórios em Face da Renúncia ao Mandato Judicial
23. Não havendo comprovação de que o mandante foi cientificado da renúncia ao mandato judicial, a secretaria intimará o advogado para, no prazo de 5 (cinco) dias, oferecer a respectiva prova.
23.1. Findo o prazo de 5 (cinco) dias sem a prova da ciência da renúncia ao mandato judicial, a secretaria intimará o mandante para regularizar, no prazo de 10 (dez) dias, a sua representação.
Da Carga e Vista dos Autos
24. A secretaria concederá vista, independentemente de prévia autorização do juiz:
24.1 - ao advogado habilitado com procuração, pelo prazo que lhe competir falar nos autos (art. 40, III, CPC), ou pelo prazo de até 5 (cinco) dias (art. 40, II, CPC);
24.2 - ao Ministério Público e ao perito, pelo prazo legal ou judicial.
25. A vista de autos depende de prévia autorização do juiz quando:
25.1 - o advogado requerer prazo superior ao previsto no item anterior deste Adendo;
25.2 - o requerimento de vista for solicitado por estagiário regularmente inscrito na OAB;
25.3 - não houver procuração outorgada ao requerente;
25.4 - existirem nos autos documentos originais de difícil restauração, ou ocorrendo circunstância relevante que justifique a sua permanência na secretaria (Estatuto da Advocacia, Lei Federal nº. 8.906/94, art. 7º, § 1º, item 2);
25.5 - o prazo for comum às partes;
25.6 - o processo estiver findo ou arquivado.
26. Findo o prazo da carga ou da vista, a secretaria deve intimar quem os detenha para devolução em 24 (vinte e quatro) horas.
27. A secretaria apresentará, mensalmente, ao juiz a relação dos processos não devolvidos para a adoção das providências pertinentes.
Do Expediente do Juízo
28. O expediente do Juízo será assinado exclusivamente pelo chefe de secretaria.
28.1. Compreende-se por expediente do juízo as correspondências, ofícios, certidões, mandados e editais, emitidos pela secretaria.
29. É vedado à secretaria subscrever com exclusividade:
29.1 - os mandados para cumprimento de liminar (cautela ou tutela antecipada);
29.2 - os ofícios e alvarás para levantamento de depósito;
29.3 - os mandados de busca e apreensão, penhora, remoção, arresto, seqüestro e depósito;
29.4 - as cartas precatórias;
29.5 - os ofícios dirigidos a outro juiz, a membro de Tribunal, ou às demais autoridades constituídas, tais como integrantes do Ministério Publico, dos Poderes Legislativo e Executivo, seus secretários ou detentores de cargos assemelhados, comandantes de unidades militares das Forças Armadas;
29.6 - os atos processuais onde há necessidade de assinatura pessoal do juiz, pelo alcance e repercussão jurídica da medida.
30. O chefe de secretaria fiscalizará mensalmente o cumprimento dos mandados e ofícios não devolvidos dentro do prazo legal ou judicial, oficiando à CEMANDO para advertir o oficial de justiça responsável para cumprir o mandado ou justificar o atraso em 5 (cinco) dias, certificando nos autos no caso de descumprimento.
30.1. Os mandados relativos à intimação de audiências deverão estar devolvidos, pelo menos, até 48 (quarenta e oito) horas úteis antes da data designada.
30.2. No procedimento sumário, não tendo o mandado de citação sido devolvido até 10 (dez) dias antes da audiência de conciliação (art. 277 CPC), a secretaria oficiará à CEMANDO para advertir o oficial de justiça responsável para cumprir o mandado ou justificar o atraso, em 5 (cinco) dias, certificando nos autos no caso de descumprimento.
30.3. Os mandados que não se referirem à audiência, deverão estar devolvidos aos autos no prazo máximo de 30 (trinta) dias, ressalvado o prazo expressamente determinado em lei ou fixado pela autoridade judiciária.
31. Fica a critério exclusivo do juiz a concessão e o caráter de urgência para o cumprimento dos mandados.
32. Certificada a não comprovação da publicação do edital no jornal local, quando determinado pelo juiz, a secretaria intimará a parte interessada para, no prazo de 5 (cinco) dias, fazer a respectiva prova ou justificar a não publicação.
33. Quando a secretaria identificar que a qualificação e o endereço do citando ou intimando não estão suficientemente claros, deverá intimar a parte interessada para completá-los no prazo de 10 (dez) dias.
34. Ocorrendo erro ou omissão evidente de elemento indispensável na publicação efetuada, far-se-á a sua renovação, independentemente de despacho ou de reclamação da parte.
35. Fica a secretaria autorizada a abrir as correspondências endereçadas ao Juízo, desde que não haja ressalva de "reservado", "confidencial" ou equivalente.
Das Cartas Precatórias
36. Expedida a carta precatória, o interessado será intimado, na pessoa do advogado, para, querendo, no prazo de 5 (cinco) dias, comparecer ao cartório, onde a carta lhe será entregue para encaminhamento.
36.1. A parte interessada deverá, no prazo de 30 (trinta) dias, comprovar ao juízo deprecante que efetuou o pagamento e a distribuição no juízo deprecado.
36.2. Na ausência de comprovação da distribuição, o interessado será intimado para que o faça em 5 (cinco) dias.
37. Transcorrido o prazo fixado para o cumprimento da carta precatória, a secretaria deverá expedir oficio ao chefe de secretaria do juízo deprecado solicitando informações.
37.1. Não tendo sido fixado prazo para o cumprimento da carta precatória, a solicitação de informações ao juízo deprecado deve ser a cada 3 (três) meses.
38. Na precatória recebida sem o pagamento, quando for o caso, das custas e/ou despesas, a secretaria solicitará, por oficio, à secretaria do juízo deprecante que, no prazo de 30 (trinta) dias, adote as providências necessárias ao respectivo preparo.
38.1. Vencido o prazo sem o preparo, a carta precatória será desde logo devolvida ao juízo deprecante, independentemente de cumprimento.
39. Das solicitações e comunicações encaminhadas pelo juízo deprecado, a parte interessada será intimada para manifestação em 5 (cinco) dias.
39.1. Havendo repetição na solicitação e na comunicação, os autos serão conclusos.
40. Quando o endereço para a prática do ato deprecado pertencer à jurisdição diversa, a secretaria remeterá a carta à comarca própria, informando ao juízo deprecante (art. 204 CPC).
41. As precatórias que tenham por objeto a mera comunicação de atos processuais (citações, intimações, notificações, interpelações) serão remetidas à diretoria do foro, sem cumprimento.
42. Em caso de frustração do ato deprecado em virtude da inconsistência dos dados constantes da carta, a secretaria oficiará ao chefe de secretaria do juízo deprecante solicitando a correção das informações.
42.1. Não havendo resposta em 60 (sessenta) dias, a precatória será devolvida à origem.
43. Após o cumprimento, a carta precatória será devolvida à origem, independentemente de despacho, providenciando-se a baixa, inclusive na distribuição.
44. Retornando a carta precatória sem cumprimento, o interessado será intimado para se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias.
Dos Atos Ordinatórios na Execução
45. A secretaria, independente de despacho, determinará ao exeqüente que, no prazo de 10 (dez) dias, emende a inicial apresentando:
45.1 - na execução por quantia certa contra devedor solvente, o demonstrativo do débito atualizado até a data da propositura da ação;
45.2 - o título extrajudicial que fundamenta a execução;
45.3 - na execução de duplicata sem aceite, a comprovação da entrega da mercadoria ou da prestação de serviço.
46. Requerida a execução de sentença, a secretaria intimará o exeqüente para, no prazo de 10 (dez) dias, providenciar o preparo do processo quando a inicial vier desacompanhada do comprovante do pagamento das custas processuais e da taxa judiciária.
47. Não encontrado o devedor para a citação, com ou sem a realização do arresto, o exeqüente será intimado para manifestação, no prazo de 10 (dez) dias.
47.1. Se o exeqüente indicar outro endereço, deverá ser expedido novo mandado de citação e penhora para cumprimento pelo oficial de justiça.
47.2. Requerendo o credor, dentro de 10 (dez) dias, contados da data em que foi intimado do ato ordinatório a que se refere o item 47 (citação por edital do devedor), a secretaria providenciará a citação, fixando o prazo do edital em 20 (vinte) dias.
48. Se o oficial de justiça citar o devedor, mas não encontrar bens penhoráveis, a secretaria intimará o exeqüente para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias.
49. Se o executado ou terceiro, a qualquer tempo após a citação e antes da arrematação ou adjudicação dos bens eventualmente penhorados, realizar o depósito do valor executado procurando remir a execução, a secretaria intimará o exeqüente para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias.
50. Indicando o executado bem à penhora, a secretaria intimará o exeqüente para manifestação em 5 (cinco) dias.
50.1. Se a indicação de bem à penhora não vier acompanhada de prova da propriedade do bem e, quando for o caso, da certidão negativa de ônus, a secretaria intimará, antes, o executado para fazê-lo em 5 (cinco) dias.
51. Aceita a nomeação pelo exeqüente do bem indicado à penhora, a secretaria lavrará o termo, deixando os bens sob depósito nas mãos do próprio executado.
52. Realizada a penhora, intimar-se-á o executado para, querendo, oferecer embargos no prazo de 10 (dez) dias.
52.1. Recaindo a penhora sobre bens imóveis, a secretaria expedirá certidão de inteiro teor do ato de penhora, se houver solicitação do exeqüente.
52.2. Se o executado for casado, qualquer que seja o regime de bens, e a penhora recair sobre imóveis, o cônjuge será intimado para manifestação, no prazo de 10 (dez) dias.
53. Realizada a penhora e não apresentados os embargos do devedor, ou sendo estes rejeitados, a secretaria encaminhará o bem à avaliação, salvo as hipóteses do artigo 684 do Código de Processo Civil.
54. Realizada a avaliação, a secretaria intimará as partes para manifestação em 5 (cinco) dias.
55. Nos processos que pendem exclusivamente de realização de praça/leilão, já atualizados o débito exeqüendo e a avaliação, a secretaria intimará o exeqüente para indicar leiloeiro, ressalvados os casos de atribuição de corretores da Bolsa de Valores e o previsto no artigo 700 do Código de Processo Civil.
56. Se o executado ou terceiro, a qualquer tempo após a citação e antes da arrematação ou adjudicação dos bens eventualmente penhorados, realizar o depósito do valor executado, procurando remir a execução, a secretaria intimará o exeqüente para manifestação no prazo de 5 (cinco) dias.
57. Não havendo arrematação na praça/leilão por ausência de licitantes, a secretaria intimará o exeqüente para manifestação sobre a praça/leilão negativo, no prazo de 5 (cinco) dias.
58. Se o valor dos bens arrematados ou adjudicados for insuficiente para a quitação da dívida, a secretaria intimará o exeqüente para manifestar-se no prazo de 5 (cinco) dias.
59. Apresentada impugnação aos embargos pelo exeqüente, havendo preliminares e/ou juntada de documentos, a secretaria intimará o embargante para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.
60. Suspenso o processo por convenção das partes ou a requerimento do credor, findo o prazo fixado pelo juiz, a secretaria, independentemente de despacho, intimará o exeqüente para manifestação em 5 (cinco) dias.
Dos Atos Ordinatórios em Face do Recurso
61. Interposto agravo retido, a secretaria intimará o agravado para manifestação no prazo de 10 (dez) dias.
62. Retornando os autos da segunda instância, a secretaria intimará as partes para requerer o que entenderem de direito, no prazo comum de 15 (quinze) dias.
62.1. Se as partes, intimadas, não requererem a execução do julgado, os autos serão arquivados.
63. Somente por determinação judicial serão desentranhadas peças e documentos dos autos, ainda que de processos findos.
Da Suspensão do Processo
64. Concedida suspensão do processo e decorrido o prazo definido pela lei ou pelo juiz, a parte deverá ser intimada, na pessoa do advogado, para dar andamento ao feito, no prazo de 5 (cinco) dias.
65. Independe de despacho a concessão da suspensão do feito se requerida conjuntamente pelas partes, pelo prazo máximo de 6 (seis) meses.
Da Utilização de Sistema de Processamento de Dados
66. Nas serventias em que haja processamento eletrônico, todo o pessoal lotado na secretaria responde pela fidedignidade dos dados, utilização do sistema e guarda do equipamento.
67. Ao chefe da secretaria caberá:
67.1 - designar servidores para a operação dos serviços informatizados, segundo as necessidades cartorárias, de modo a prover:
a) a adequada utilização dos equipamentos;
b) a rotatividade na utilização das rotinas e procedimentos;
67.2 - indicar o pessoal a ser cadastrado no sistema, com o respectivo nível de acesso;
67.3 - indicar o servidor que, no âmbito da serventia, gerenciará o sistema, o consumo de material e a comunicação de interrupções, defeitos ou outros impedimentos à sua plena utilização;
67.4 - providenciar o cadastramento no sistema de todos os feitos, inclusive os administrativos;
67.5 - assegurar que os documentos somente sejam emitidos pelo sistema, notadamente mandados, alvarás, traslados, certidões, ofícios, expedientes para publicação no órgão oficial e atos de comunicação processual por via postal, salvo motivo de força maior;
67.6 - comunicar ao juiz a que estiver vinculado, bem como ao órgão de informática, os fatos que impeçam a plena utilização do sistema.
Dos Registros Específicos
68. São de uso obrigatório nas secretarias judiciais não especializadas:
68.1 - Livro Tombo Cível;
68.2 - Livro Tombo Crime;
68.3 - Livro Tombo de Precatória;
68.4 - Livro Carga para Juízes;
68.5 - Livro Carga para o Ministério Público;
68.6 - Livro Carga para Advogados;
68.7 - Livro Registro de Mandados;
68.8 - Livro Tombo de Instrumentos do Crime;
68.9 - Livro Rol dos Culpados;
68.10 - Livro Termo de Fianças;
68.11 - Livro de Registro de Sentenças;
68.12 - Livro de Lista e Sorteio de Jurados;
68.13 - Livro de Ata de Julgamentos do Júri;
68.14 - Livro de Compromisso e Responsabilidade de Tutores e Curadores;
68.15 - Livro de Registro de Testamentos;
Dos Registros de Uso Específico nas Secretarias Privativas das Varas Criminais
69. São de uso obrigatório nas secretarias privativas das varas criminais os livros constantes do item anterior, salvo os subitens 69.1, 69.14 e 69.15.
69.1. Nas comarcas com varas privativas do Tribunal do Júri, as demais secretarias não farão uso dos registros previstos nos itens 69.12 e 69.13.
Dos Livros das Secretariais Privativas das Varas Cíveis
70. São de uso obrigatório nas secretarias privativas das varas cíveis os livros constantes nos itens: 69.1; 69.3; 69.4; 69.5; 69.6; 69.7; 69.14 e 69.15.
Da Escrituração dos Livros
71. Todos os livros cartorários deverão conter:
71.1 - na capa, o nome e o número de ordem;
71.2 - na primeira e última folha, respectivamente, o termo de abertura e de encerramento, com a indicação da finalidade do livro, número de folhas, número de ordem e rubrica usada pelo secretário do termo de abertura;
71.3 - folhas numeradas em ordem seqüencial.
Do Livro Tombo Cível
72. O livro tombo cível destina-se ao registro cronológico de todos os processos cíveis e respectivos incidentes.
72.1. A escrituração do livro tombo cível será feita usando-se 7 (sete) colunas:
a) 1ª coluna = número do processo;
b) 2ª coluna = data de entrada do feito no cartório;
c) 3ª coluna = espécie do feito;
d) 4ª coluna = valor da causa;
e) 5ª coluna = nome das partes, sendo vedado o uso de abreviaturas;
f) 6ª coluna = decisão final com respectiva data;
g) 7ª coluna = observações.
Do Livro Tombo Criminal
73. O livro tombo criminal destina-se ao registro cronológico de todos os processos criminais e respectivos incidentes.
73.1 A escrituração do livro tombo criminal será feita utilizando-se 9 (nove) colunas:
a) 1ª coluna = número do processo;
b) 2ª coluna = data de entrada do feito no cartório;
c) 3ª coluna = enquadramento legal;
d) 4ª coluna = nome do indiciado (apelido);
e) 5ª coluna = subdivide-se em:1 - data de vista ao Ministério Público;
2 - data da denúncia;
3 - data do pedido de arquivamento;
4 - data do pedido de diligências.
f) 6ª coluna = data da requisição da diligência;
g) 7ª coluna = data do retorno ou atendimento da requisição;
h) 8ª coluna = decisão final;
i) 9ª coluna = observações.
Do Livro Tombo de Precatórias
74. O livro tombo de precatórias destina-se ao registro cronológico de cartas precatórias, rogatórias ou de ordem.
75. A escrituração do livro tombo de precatórias será feita utilizando-se 9 (nove) colunas:
a) 1ª coluna = número do processo;
b) 2ª coluna = finalidade;
c) 3ª coluna = data do ingresso no cartório;
d) 4ª coluna = juízo deprecante;
e) 5ª coluna = nome das partes do processo;
f) 6ª coluna = destinatário do ato ou testemunha;
g) 7ª coluna = espécie, por área, cível ou criminal;
h) 8ª coluna = data da devolução;
i) 9ª coluna = observações, entre outras, obrigatoriamente, a data do cumprimento do ato deprecado ou remessa a outro juízo.
Dos Livros Carga para as Partes
76. Os livros carga para as partes destinam-se ao registro de entrega dos autos aos advogados e Ministério Público.
77. A escrituração do livro carga para as partes será feita utilizando-se 10 (dez) colunas:
a) 1ª coluna = número de ordem;
b) 2ª coluna = natureza do feito;
c) 3ª coluna = nome das partes;
d) 4ª coluna = prazo;
e) 5ª coluna = data da entrega;
f) 6ª coluna = rubrica da parte;
g) 7ª coluna = data da devolução;
h) 8ª coluna = rubrica do servidor;
i) 9ª coluna = número de folhas dos autos;
j) 10ª coluna = observações.
78. Ao efetivar a carga, o funcionário observará se as folhas estão numeradas e rubricadas, os termos lançados e assinados, e os espaços em branco inutilizados.
79. Na coluna "observações", deverá anotar o nome do advogado, o número da inscrição na OAB, o telefone e o endereço.
80. Mensalmente, até o dia 15 (quinze) de cada mês, certificará no próprio livro quais os autos não devolvidos, vencido o prazo fixado.
80.1. Constatado qualquer atraso, formar-se-ão tantos expedientes para a cobrança dos autos quantos forem os processos não devolvidos.
Do Livro Carga para Juízes
81. O livro carga para juízes destina-se ao lançamento dos feitos entregues ao juiz, qualquer que seja a finalidade.
82. A escrituração do livro carga para os juízes será feita utilizando-se 7 (sete) colunas:
a) 1ª coluna = número do processo;
b) 2ª coluna = tipo de ação;
c) 3ª coluna = data da entrega dos autos ao magistrado;
d) 4ª coluna = rubrica do magistrado;
e) 5ª coluna = data da devolução dos autos;
f) 6ª coluna = rubrica do chefe da serventia;
g) 7ª coluna = outras anotações.
83. Até o último dia útil de cada mês, o chefe de secretaria deverá certificar quais os feitos que ficaram em poder do magistrado, mencionando o número de cada processo, incluindo todo o passado, por mais remoto que seja.
83.1. Havendo na vara mais de um juiz, será lavrada uma certidão para cada um.83.2. As certidões serão lavradas sem interrupções de linhas, sem que fique qualquer espaço em branco.
Do Registro de Mandados
84. O registro da entrega de mandados a CEMANDO pelas secretarias será feito em livro protocolo próprio.
85. A escrituração do livro de registro de mandados será feita utilizando-se 6 (seis) colunas:
a) 1ª coluna = número de ordem;
b) 2ª coluna = finalidade do mandado;
c) 3ª coluna = natureza do processo;
d) 4ª coluna = data da entrega do mandado;
e) 5ª coluna = data da devolução;
f) 6ª coluna = resultado.
Do Rol dos Culpados
86. O rol dos culpados destina-se ao registro do nome do réu, após o trânsito em julgado da sentença condenatória.
87. A escrituração do rol dos culpados será feita utilizando-se 7 (sete) colunas:
a) 1ª coluna = número de ordem do lançamento;
b) 2ª coluna = número do processo;
c) 3ª coluna = nome e qualificação do réu;
d) 4ª coluna = data da sentença, juiz prolator e pena imposta;
e) 5ª coluna = data do trânsito em julgado da sentença;
f) 6ª coluna = histórico da suspensão ou livramento condicional e da execução da pena;
g) 7ª coluna = observações.
Do Termo de Fiança
88. O termo de fiança se destina à lavratura das fianças recolhidas do réu ou terceiro.
89. Na escrituração do termo de fiança, observar-se-á o lançamento de todos os dados referentes ao recolhimento da importância (valor, estabelecimento onde foi efetuado o recolhimento, número e data da guia, número do processo, etc.) e a notificação do réu e ou de quem prestar a fiança, conforme disposto nos artigos 327 e 328 do CPP.
89.1. Lavrado o termo, extrair-se-á certidão para se juntar aos autos.
Do Registro de Sentenças
90. O livro de registro de sentenças destina-se à guarda de todas as sentenças judiciais.
91. As sentenças prolatadas pelo juiz deverão ser xerografadas e encadernadas em livros de até 200 (duzentas) páginas.
92. O arquivamento será efetivado na ordem cronológica da publicação da sentença.
93. Ao executar o arquivamento, o chefe de secretaria organizará índice por ordem alfabética, observado no cível, o nome do autor, e no crime, o do réu.
Da Lista e Sorteio dos Jurados
94. Na lista e sorteio dos jurados observar-se-á o disposto no art. 439 do CPP.
Das Atas de Julgamento pelo Tribunal do Júri
95. O livro de atas de julgamento pelo Tribunal do Júri se destina ao registro dos julgamentos realizados, cuja cópia, devidamente autenticada, será juntada aos autos (arts. 494 e 495 do CPP).
95.1. Na escrituração, é vedada a manutenção de espaços em branco não utilizados ou entrelinhas, emendas ou rasuras não ressalvadas.
Da Formação dos Autos de Processo
96. A capa de autuação obedecerá a padrão estabelecido pelo Tribunal de Justiça, contendo o nome dos advogados do autor e do réu, a natureza da ação, o número e a fonte de registro, e índice das folhas correspondentes aos principais atos do processo.
97. As capas de autos relativos a processos incidentais seguirão os padrões estabelecidos pelo Tribunal de Justiça.
98. Os autos serão numerados em ordem crescente, sem rasura, utilizando-se carimbo próprio para a colocação do número, no alto, à direita de cada folha, que será rubricada.
98.1. Será mantida a numeração original das folhas de autos oriundos de outra secretaria. A denúncia, acompanhada de inquérito ou outro procedimento, constituirá a folha nº 2, complementada por letras, de forma a preservar a seqüência numérica dos autos que a instruem.
98.2. O desentranhamento de peça dos autos não induz renumeração, bastando certificar-se o fato em folha inserida no lugar da que se desentranhou.
98.3. Quando, em razão de erro ou omissão, for necessário emendar a numeração, inutilizar-se-á o lançamento errado, renumerando-se os autos na forma deste número e certificando-se.
99. Ressalvado caso especial, a cujo respeito o juiz decidirá, os autos não excederão a 200 (duzentas) folhas em cada volume, observando-se o seguinte:
99.1 - admitir-se-á a formação de um só volume para conter peça processual que ultrapasse 200 (duzentas) folhas;
99.2 - o encerramento e a abertura de novo volume serão efetuados mediante lavratura dos respectivos termos, em folhas suplementares e com numeração, prosseguindo esta no volume subseqüente, sem solução de continuidade;
Dos Alvarás de Soltura
100. Determina-se que, ao serem expedidos alvarás de soltura, deles se faça constar o nome do advogado do réu, o número de sua inscrição na OAB e o endereço profissional.
100.1. O alvará será encaminhado por oficial de justiça.
Da Requisição de Presos
101. O chefe da secretaria criminal deverá, após a determinação do magistrado, requisitar através de ofício e diretamente à Superintendência do Sistema Penitenciário a apresentação dos presos.
Das Relações com as Funções Essenciais à Justiça
102. Assegurar-se-á ao advogado o direito de:
a) examinar, em cartório, autos de qualquer processo, salvo aquele sob segredo de justiça para o qual não foi constituído;
b) requerer, como procurador, vista de autos, por 5 (cinco) dias;
c) retirar autos de cartório, observadas as restrições da legislação pertinente.
102.1. Ao receber os autos, o advogado assinará carga no livro competente.
102.2. Sendo o prazo comum às partes, os procuradores só poderão retirar os autos em conjunto ou mediante prévio ajuste por petição.
102.3. Despacho judicial motivado poderá proibir a retirada dos autos da secretaria quando neles existirem documentos originais de difícil restauração ou ocorrer circunstância relevante que justifique tal proibição, que será anotada no rosto dos autos.
102.4. Os direitos referidos neste número não implicam o acesso de advogado, estagiário ou procurador à secretaria, reservada à execução dos serviços internos, acesso esse expressamente proibido, salvo autorização proferida pelo juiz em sentido contrário.
103. Os advogados e órgãos da Defensoria Pública, Ministério Público e Fazenda Pública poderão se manifestar por cota nos autos, desde que o façam de forma breve e legível, vedada cota à margem do texto ou interlinear, identificando-se os primeiros pelo nome e número de inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil, e os demais pelo nome.
Das Citações e Intimações
104. As citações e intimações judiciais serão cumpridas, em regra, por via postal, desde que o destinatário daqueles atos tenha endereço certo, servido pela Empresa de Correios e Telégrafos.
105. O expediente de comunicação de atos judiciais pelo SEED obedecerá às seguintes condições:
105.1 - não será fechado com grampo metálico;
105.2 - dispensará o uso de envelope, salvo caso de imperiosa necessidade em razão do volume da correspondência ou de risco de extravio de peças;
105.3 - valer-se-á de entrega com comprovante de recebimento apenas quando esta for a modalidade postal prevista em lei;
105.4 - admitir-se-á a anexação de cópia da denúncia, ou de outras peças de informação ou instrução, tratando-se de citação para ação penal, somente se o interrogatório houver de ser realizado em outro Juízo, caso em que os requisitos dos artigos 352 e 354 do Código de Processo Penal constarão do respectivo mandado ou carta precatória;
105.5 - serão anexadas cópias da petição inicial ou denúncia, das alegações preliminares e de outras peças que o juiz determine, de ofício ou a requerimento da parte, nas precatórias para oitiva de testemunhas no Juízo deprecado;
105.6 - havendo risco de dispersão de peças que devam permanecer agrupadas, poderá ser utilizado envelope apropriado, de preferência confeccionado em plástico transparente, etiquetado com os dados do remetente, de modo a possibilitar devolução e nova utilização.
106. Nas hipóteses previstas no artigo 214 e seus parágrafos do Código de Processo Civil, as intimações aos advogados serão feitas pelo Diário Oficial do Poder Judiciário a partir de então, quando a parte, citada por via postal:
106.1 - comparecer e oferecer resposta (art. 214 § 1º);
106.2 - comparecer apenas para alegar a nulidade da citação (art. 214, § 2º).
107. Os atos de comunicação processual serão cumpridos por oficial de justiça quando:107.1 - assim expressamente requerer a parte interessada ou determinar o juiz de ofício;
107.2 - o endereço do destinatário não for definido ou não for servido pela Empresa de Correios e Telégrafos;
107.3 - for devolvida a correspondência, por impossibilidade de entrega ao destinatário;
107.4 - descouber a declaração de revelia pelo não comparecimento do citando, por não se configurar qualquer das hipóteses em que a lei autoriza a citação postal;
107.5 - a testemunha não comparecer ao ato para o qual foi intimada;
107.6 - tratar-se de notificação, interpelação ou protesto;
107.7 - tratar-se de carta de ordem ou precatória.
108. A intimação de advogados e a citação editalícia, nos processos cíveis e criminais, serão efetuadas pelo Diário Oficial, Parte II - Poder Judiciário, sem prejuízo das demais publicações exigidas por lei.
108.1. A intimação pelo Diário Oficial não exclui as demais formas previstas em lei, que serão utilizadas segundo as peculiaridades do caso concreto, sob determinação do juiz.
108.2. O chefe da secretaria afixará a pauta de expediente, inclusive a suplementar, se houver, em local visível da secretaria.
108.3. Os chefes das secretarias das comarcas do interior do Estado deverão organizar, mensalmente, a pauta das audiências ordinárias designadas pelo juiz, sem prejuízo da efetivação das intimações pelos meios previstos em lei.
108.4. Será organizada para as audiências extraordinárias pauta suplementar.
108.5. A pauta será expedida em 3 (três) vias, com a seguinte destinação:
a) a primeira será afixada no foro, no local de costume;
b) a segunda será arquivada na secretaria;
c) a terceira será remetida mensalmente à Corregedoria Geral.
108.6. A pauta de audiências deverá conter o número do processo, o nome das partes e seus advogados, o dia e a hora designados para a audiência e a natureza desta.
108.7. Os órgãos do Ministério Público serão intimados pessoalmente dos atos processuais, correndo os prazos a que estiverem sujeitos da data da respectiva ciência.
109. O chefe da secretaria providenciará para que, no processo submetido a segredo de justiça, as eventuais intimações pelo órgão oficial não o violem.
110. Os gabaritos destinados à publicação serão remetidos à Corregedoria Geral da Justiça, pelo serviço de malote.
110.1. Das relações lançadas nos gabaritos constará, para cada caso:
a) a natureza do processo, o número dos autos e o nome das partes;
b) o conteúdo da intimação;
c) o nome dos advogados das partes.
110.2. Havendo mais de uma pessoa no pólo ativo ou no pólo passivo, mencionar-se-á o nome da primeira, acrescido da expressão "e outro (s)", mantendo-se o critério caso sobrevenha terceiro.
110.3. Em inventário ou arrolamento, assim como em falência ou insolvência civil declarada, não se fará menção ao nome de quem haja iniciado o processo, bastando referência ao espólio, na primeira hipótese, ou ao requerido, nas demais.
110.4. Não havendo lide, mencionar-se-á o nome do requerente.
110.5. Havendo mais de um advogado a patrocinar cada uma das Partes, mencionar-se-á somente o nome daquele que, em primeiro lugar, firmou a petição inicial, a contestação ou a primeira intervenção nos autos, salvo expresso pedido em contrário deferido pelo juiz.
110.6. Se os litisconsortes tiverem procuradores diferentes, figurará o nome de cada um deles.
110.7. O juiz poderá determinar que conste da publicação tão-somente a denominação da entidade ou da sociedade de advogados, desde que a requerimento destas e mediante a afirmação de que aceitam a intimação para todos os efeitos legais.
111. A síntese do conteúdo de despachos, decisões e sentenças, terá o máximo de precisão, evitando ambigüidades ou omissões, assim como referências dispensáveis, tais como "publique-se" ou "intime-se".
111.1. Quando se tratar de despacho que se refira a outro ato indeterminado, como "intime-se" ou "diga a parte contrária", o texto para publicação explicitará o ato entre parênteses, tal como "diga a parte contrária (sobre a contestação)" ou "intimem-se (as partes sobre o laudo)".
111.2. Em caso de intimação para pagamento ou depósito de quantia certa, esta será expressamente indicada.
111.3. Em caso de despacho de conteúdo múltiplo, que exija a pré-realização de ato da secretaria, a intimação aos advogados somente será feita depois de concretizado o ato da secretaria.
111.4. Não será publicado despacho cujo atendimento independa de providência da parte.
111.5. Das decisões e sentenças, publicar-se-á apenas a parte dispositiva, suprimindo-se relatório, fundamentação, data e nome do prolator.
111.6. Decisões homologatórias ou de extinção do processo sem exame de mérito dispensam transcrição, bastando mencionar o fato da homologação ou da extinção.
112. Logo que expedido o gabarito para a publicação, o chefe da secretaria certificará o fato em cada um dos processos a que se refira. Veiculada a publicação, o chefe da secretaria, após conferi-la, lavrará certidão nos autos, indicando a data e o número da página do respectivo Diário Oficial do Poder Judiciário.
113. Na hipótese de não circular Diário Oficial do Poder Judiciário na Comarca na data de sua edição, o chefe da secretaria certificará nos autos aquela em que haja circulado, à qual corresponderá a da intimação para efeitos do disposto na lei processual.
114. A citação editalícia determinada em processo penal conterá os requisitos previstos no artigo 365 do Código de Processo Penal, sendo desnecessária a transcrição da denúncia.
115. A citação editalícia no processo cível conterá, além dos requisitos previstos do artigo 225 do Código de Processo Civil, o do artigo 232, IV, do mesmo Código, não transcrevendo o inteiro teor de qualquer petição, salvo ordem expressa do juiz.
116. O edital de praça ou leilão conterá, além dos dados identificadores do processo, a descrição do bem ou bens constantes do laudo de avaliação, com menção ao valor neste apontado;
a certidão do oficial de justiça de que intimou o devedor ou devedores para ciência da penhora;
- o nome do porteiro dos auditórios ou do leiloeiro;
- a data, local e hora designados para a realização das primeira e segunda hasta pública;
- o valor da comissão, custas e demais encargos da arrematação e condições de venda.
Das Certidões de Interesse para o Processo
117. Para o fim de anotação de penhora no registro imobiliário, o chefe de secretaria fará constar da certidão os elementos considerados necessários pela lei registral vigente.
118. O chefe de secretaria lavrará nos autos certidão da interposição de recurso em qualquer fase do processo.
119. O termo de conclusão mencionará obrigatoriamente a data.
120. Cópias autenticadas poderão ser utilizadas na montagem de certidões de inteiro teor e para a instrução de mandados citatórios ou executórios, precatórias, cartas de sentença, cartas de arrematação, cartas de adjudicação e recursos diversos, devendo, nesse caso, serem datilografados ou impressos os respectivos textos de abertura e de encerramento.
Dos Depósitos Judiciais
121. Os depósitos judiciais em dinheiro, vinculados a feitos de competência da Justiça estadual, poderão ser efetuados no BANCO DO BRASIL ou na CAIXA ECONOMICA FEDERAL.
121.1. Inexistindo estabelecimento oficial, o depósito será feito em estabelecimento privado, a critério do juiz da causa.
Do Arquivamento dos Feitos
122. Os processos cíveis e criminais de todas as Varas do Foro da Capital serão encaminhados mediante protocolo ao Arquivo Geral, por determinação do magistrado competente.
123. O Arquivo Geral da comarca da Capital, devidamente informatizado, é dirigido por servidor da justiça.
123.1. Ao chefe do Arquivo Geral compete:
a) manter cadastro dos feitos cíveis e criminais em ordem cronológica, e em pacotes que possibilitem buscas rápidas;
b) expedir as certidões de interesse público ou das partes interessadas nos feitos, sob a fé do seu ofício;
c) remeter, sob protocolo, autos requisitados pela Corregedoria Geral da Justiça ou pelos magistrados estaduais;
d) manter, em perfeita ordem e limpeza, todas as dependências do Arquivo a fim de evitar danos aos processos arquivados;
DA ORGANIZAÇÃO DAS SECRETARIAS
Da Documentação em Geral
124. Os cartórios e secretarias de direção de foro adotarão as pastas e os livros previstos na lei e neste Regimento, escriturando-os ou formando-os de conformidade com as respectivas normas.
124.1. Livros, pastas, fichas e microfilmes permanecerão na secretaria, salvo expressa disposição legal, autorização específica da Corregedoria Geral da Justiça ou requisição judicial.
125. As secretarias, respeitadas as suas peculiaridades de estrutura e funcionamento, adotarão o seguinte sistema básico de documentação, a que terão acesso os servidores autorizados pelo respectivo titular ou responsável:
125.1. Coleção de normas:a) Constituição Federal;
b) Constituição Estadual;
c) Leis relativas a custas e emolumentos;
d) principais leis, normas e instruções relativas às atribuições da serventia;
e) atos normativos da Presidência do Tribunal, do órgão especial e do Conselho da Magistratura;
f) Regimento Interno, demais atos normativos e instruções da Corregedoria Geral da Justiça;
g) atos normativos do Juízo e da serventia;
h) relatórios, recomendações e sugestões de correições.125.2. Livros:a) tombo, ponto, protocolos e de lançamento de valores;
b) demais livros obrigatórios, segundo as atribuições da serventia;
c) facultativos;
d) controle de numeração, encadernação e distribuição de livros.125.3. Pastas:a) boletins de freqüência;
b) estatísticas, mensal e anual;
c) estatísticas da correspondência expedida;
d) cópias da correspondência expedida;
e) correspondência recebida;
f) individuais dos servidores;
g) documentos relativos a encargos trabalhistas e previdenciários, nas serventias não oficializadas;
h) títulos e atos administrativos relativos ao pessoal da serventia;
i) comprovantes de recolhimentos de custas e emolumentos;
j) comprovantes de outros recolhimentos;
k) cópias de certidões para fins de inscrição na Dívida ativa;
l) diversos.
125.4. Controle:
a) inventário dos móveis e utensílios;
b) uso do material permanente e de consumo;
c) limpeza e conservação de instalações, máquinas e equipaments;
d) impressos-padrões e formulários utilizados na serventia;
e) organogramas e fluxogramas da organização interna;
f) serviço de malote.
125.5. Quadros de publicidade:
a) tabelas atualizadas de custas e emolumentos;
b) expediente diário;
c) audiências;
d) horário individual dos servidores;
e) atos da secretaria;
f) avisos.
126. O titular, ou quem suas vezes fizer, poderá adotar pastas e livros suplementares ou auxiliares que forem aprovados pela autoridade judiciária, a que estiver diretamente subordinado.
Dos Documentos e Livros das Secretarias Judiciais
127. Os papéis referentes aos atos das secretarias serão arquivados na serventia, de modo a facilitar buscas, facultadas a microfilmagem e outros meios de reprodução, nos casos e formas autorizados por lei.
127.1. A documentação será arquivada em pasta própria, que receberá o mesmo número do livro ao qual se referem os documentos.
128. O uso dos livros de ponto, de tombo e de protocolo, além de outros específicos das respectivas atribuições, é obrigatório em todas as serventias.
129. O livro de ponto obedecerá ao modelo aprovado para o serviço público em geral, podendo ser substituído por controle mecânico ou eletrônico, previamente aprovado pela Corregedoria Geral da Justiça.
130. Os livros cartorários, obrigatórios ou facultativos, serão, salvo expressa disposição legal, impressos ou formados por folhas, numeradas e rubricadas, e encadernados, com termos de abertura e de encerramento assinados.
130.1. O termo de abertura conterá:a) o número do livro;
b) o fim a que se destina;
c) o número de folhas que contém;
d) o nome do servidor responsável;
e) a declaração de que todas as suas folhas estão rubricadas;
f) o fecho, com data e assinatura.
130.2. O termo de abertura será lavrado no anverso da primeira, e o de encerramento no verso da última folha, vedada, para este fim, a utilização das contracapas e admitido o uso da folha de proteção que antecede e sucede, respectivamente, a primeira e a última folha numeradas, quando existirem.
130.3. O termo de encerramento será lavrado em três dias, contados da data do último ato, e implicará a certificação da regularidade de cada ato lançado no livro.
130.4. Os livros poderão ser formados com cópias autenticadas e terão índice alfabético pelo nome das partes, de modo a facilitar a consulta e a busca, à falta de fichário.
131. O desaparecimento ou a danificação de qualquer livro será imediatamente comunicado à Corregedoria Geral da Justiça e, para fins de restauração, ao juízo competente.
132. A restauração de livro desaparecido ou danificado será feita à vista dos elementos constantes dos livros de índice cronológico, do arquivo do cartório, do registro de imóveis, do registro de distribuição dos traslados e certidões exibidos pelos interessados.
133. Os livros de folhas soltas obedecerão a modelo próprio, e conterão 200 (duzentas) folhas, ressalvada a hipótese de o último ato ultrapassar esse limite, caso em que o livro terá tantas folhas quantas necessárias à lavratura desse ato.
133.1. Além da designação do cartório, cada folha conterá o número do livro a que corresponde, adotando-se numeração em ordem crescente e ininterrupta, por processo mecânico, antes da abertura do livro, inadmitida numeração intermediária.
133.2. Em caso de irregularidade, o tabelião apresentará as folhas, satisfeitas as exigências do parágrafo anterior, antes da abertura do livro, à Corregedoria Geral da Justiça ou ao juízo competente, para autenticação e registro.
133.3. O Corregedor Geral da Justiça ou o juiz competente poderá suspender a faculdade do uso de livro de folhas soltas ao escrevente juramentado ou à serventia que se mostre negligente na fiscalização ou no cumprimento das normas pertinentes.
Da Administração Interna
134. O chefe da secretaria designará servidores para a execução das seguintes atribuições:
134.1 - elaboração do expediente diário para publicação;
134.2 - realização de audiências e registros destas e de sentenças;
134.3 - registro de petições iniciais no livro de tombo;
134.4 - administração do pessoal e controle de freqüência, férias e licenças;
134.5 - estatísticas, mensal e anual do juízo;
134.6 - controle de material permanente e de consumo.
135. O chefe da secretaria poderá estabelecer ordem administrativa interna, atendendo às peculiaridades da serventia e respeitadas as disposições do Código de Organização Judiciária e deste Regimento, com relação à distribuição de serviços, processamento de feitos e outras tarefas:
135.1 - pauta do expediente diário para publicação;
135.2 - pauta de atos marcados para a semana, incluindo audiências, depoimentos, diligências, vendas judiciais, purgações da mora, pagamentos ou assemelhados;
135.3 - relação de autos conclusos com o juiz;
135.4 - tabela de custas.
136. O expediente diário do juízo, a ser enviado para publicação, deverá ser incluído na pauta da secretaria até 24 (vinte e quatro) após a data que nele esteja consignada, exceto se a chefia da secretaria adotar prática de publicação semanal, com autorização do juiz da vara.
Dos Livros
137. As varas com competência Cível manterão atualizados, além dos demais livros obrigatórios, os de:
137.1 - registro de audiências;
137.2 - registro de sentenças;
137.3 - registro de alvarás;
137.4 - registro de mandados;
137.5 - vista de autos ao Ministério Público;
137.6 - vista de autos a advogados e peritos;
137.7 - registro de autos conclusos.
138. O chefe da secretaria controlará a numeração, encadernação, guarda e conservação dos livros, bem como sua distribuição interna pelos servidores, quando for o caso.
139. O livro de registro de audiências será formado com o arquivamento de cópia das assentadas e dos depoimentos que nelas forem tomados.
140. O livro de registro de decisões cautelares poderá ser formado com as respectivas cópias.
141. O livro de vista de autos a advogados e peritos poderá ser desmembrado, criando-se livro de vista de autos à Defensoria Pública, se o movimento assim o justificar.
142. Os livros de registro de alvarás e de mandados poderão ser formados com as respectivas cópias, podendo o segundo ser desmembrado em tantos quantos sejam os órgãos destinatários da ordem judicial (avaliador, depositário, etc.), a par de atender ao controle de produtividade dos oficiais de justiça avaliadores.
143. Em comarca de reduzido movimento de feitos, os livros poderão, a critério do juiz, ser substituídos por exemplar único, subdividido em seções.
144. Os chefes da secretaria poderão se utilizar, simultaneamente, de mais de um livro de vista de autos.
145. As varas com competência de Família e Registro Civil manterão atualizados, além dos livros previstos para as varas Cíveis, o registro de compromisso e de responsabilidade de tutores e curadores.
146. As varas com competência Criminal manterão atualizados, além dos livros previstos para as varas Cíveis, os de registro de:
146.1 - mandados de prisão;
146.2 - fiança;
146.3 - apreensões em geral.
147. Nos cartórios de varas a que corresponda Tribunal do Júri, além dos livros enumerados, são obrigatórios os de:
147.1 - atas de julgamento;
147.2 - sorteio de jurados;
147.3 - índice de pronunciados foragidos.
148. O livro de registro de apreensões em geral será formado com cópias de autos de remessa de bem ou objeto ao juízo, anotando-se seu destino oportunamente.
149. O livro de registro de fiança será formado com cópias de termos lavrados nos autos.
150. As varas com competência em Órfãos, Interditos e Ausentes, e as varas com competência em Sucessões e Registros Públicos, manterão atualizados, além dos livros previstos para as varas Cíveis, os de registro de:
150.1 - compromisso e responsabilidade de tutores e curadores;
150.2 - testamentos e responsabilidade testamentária;
150.3 - arrecadação.
150.4 - partilhas.
151. As varas com competência em Registros Públicos manterão atualizados, ainda, um livro para o registro de assinaturas:
151.1 - o livro de registro de assinaturas conterá a assinatura e a rubrica do titular, de seu substituto e dos autorizados que funcionem nas serventias que, por lei, sejam subordinadas ao juízo da vara de Registros Públicos;
151.2 - o livro de registro de assinaturas será aberto, autenticado, encerrado e conservado pelo chefe do ofício que o juiz designar, na comarca em que a vara a que estiver afeta a matéria referente a registros públicos não dispuser de escrivania privativa.
152. Os livros previstos neste item serão formados com cópias dos respectivos atos.
153. O livro de tombo poderá ser desmembrado em dois, um para o registro do contencioso e outro para o das execuções por título extrajudicial.
154. É facultado o desdobramento da pasta de cópias de ofícios, utilizando-se uma para os feitos contenciosos e outra para as execuções por título extrajudicial.
155. As varas com competência para Infância e Juventude manterão atualizados, além dos livros previstos para as varas Cíveis, os de:
155.1 - registro de colocação em família substituta;
155.2 - anotação de distribuição de feitos;
155.3 - registro de mandados e alvarás para o registro civil.
Da Incineração de Documentos Cartorários
156. Fica autorizada a incineração de:
156.1 - documentos de natureza tributária, quando inócuos se tornarem em face do decurso do período qüinqüenal, nos exatos termos dos artigos 150, § 4º; 173 e 174, da Lei nº 5.172/66 (Código Tributário Nacional);
156.2 - documentos referentes ao procedimento de cancelamento do protesto de título, da via que permanece no cartório e do recibo de liquidação do mesmo, decorrido o prazo de 5 (cinco) anos;
156.3 - mapas e relatórios, quando se tornarem inservíveis, no prazo de 2 (dois) anos;
156.4 - ofícios, solicitações e outros documentos, quando se tornarem inservíveis, no prazo de 2 (dois) anos.
157. No curso de prazo decadencial ou prescricional, a incineração de documentos apenas se procederá mediante prévia autorização do Corregedor Geral da Justiça, e após microfilmagem.
Da Folha de Antecedentes Criminais
158. A solicitação da "Folha de Antecedentes Criminais" será efetuada em formulário próprio, adquirido pelo interessado no setor de Antecedentes Criminais, localizado no térreo do Fórum do Recife.
159. Os requerimentos, preenchidos pelos próprios interessados, devem ter anexado o comprovante do pagamento de custas, e serão entregues no setor de Antecedentes Criminais.
159.1. No caso de réu preso, deve ser anexada a "Nota de Culpa" ou o "Mandado de Prisão", original ou cópia.
159.2. No caso de solicitação através de procurador, deve ser anexada ao pedido a procuração, original ou cópia.
160. O prazo normal de devolução dos requerimentos aos interessados será de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data da entrada registrada pelo protocolo.
160.1. Nas sextas-feiras, serão entregues no mesmo dia.
160.2. No caso de réu preso, o prazo será de 24 (vinte e quatro) horas úteis.
161. Só poderão tramitar em regime de urgência os pedidos de "Folha de Antecedentes Criminais" referentes a réu preso e para a prova em concurso público, os quais receberão um carimbo de "urgente".
161.1. Ficará a cargo da Corregedoria autorizar o pedido de urgência para outros casos.
162. A devolução dos requerimentos aos interessados será feita no setor de Antecedentes Criminais, no dia marcado para recebimento.
162.1. Caso o interessado não compareça no dia marcado para entrega, a folha será guardada pelo setor no prazo de 90 (noventa) dias, após o qual será inutilizada.
163. No caso de constar crime na "Folha de Antecedentes Criminais", tendo sido o réu absolvido, deverá o interessado anexar certidão do cartório, original ou cópia autenticada, para emissão de nova "Folha", sem o pagamento de novas custas.
164. Incidirá em pena disciplinar (art. 390, item III, letra "j" do Código de Organização Judiciária do Estado de Pernambuco), o servidor que agir em desacordo com as normas estabelecidas neste Regimento, ou as que forem baixadas pelo Corregedor Geral da Justiça, ou dificultar, por qualquer meio, a tramitação dos requerimentos.
165. As certidões de antecedentes criminais serão expedidas com a observação "nada consta", nos casos a seguir, salvo quando se tratar de requisição judicial ou outros casos expressos em lei:
165.1 - inquérito arquivado definitivamente;
165.2 - indiciado não denunciado;
165.3 - não recebimento de denúncia ou queixa-crime;
165.4 - trancamento da ação penal;
165.5 - extinção da punibilidade ou da pena;
165.6 - absolvição;
165.7 - impronúncia;
165.8 - condenação com suspensão condicional da pena não revogada;
165.9 - reabilitação não revogada;
165.10 - condenação à pena de multa, isoladamente, ou à pena restritiva de direitos, não convertidos;
165.11 - pedido de explicações em Juízo, interpelação, justificação e peças informativas;
165.12 - suspensão do processo, nos termos do art. 89 da Lei 9099/95.
166. O fornecimento de certidão de antecedentes criminais com a expressão "nada consta" não implica na baixa da distribuição, considerando-se que esta deve permanecer nos registros da Central de Informações para assegurar a justa instrução de novos processos, prestar informações a outros órgãos oficiais e para fins estatísticos.
167. As anotações constantes dos itens 165.4, 165.5, 165.6,165.7 e 165.8, somente serão emitidas após o trânsito em julgado da decisão.
168. Nas hipóteses abaixo, a certidão voltará a ser positiva, devendo o juízo competente comunicar o fato ao Distribuidor:
168.1 - revogação do sursis;
168.2 - conversão da multa ou restrição de direitos em pena restritiva de liberdade.
169. A informação será positiva quando a pena restritiva de direitos consistir na proibição de habilitação ou autorização para conduzir veículos, aeronaves, ou ofícios que dependam de habilitação especial, de licença ou autorização do Poder Público e a certidão se destinar a um desses fins específicos.
170. As certidões de distribuição de cartas precatórias serão expedidas com a anotação "nada consta", somente após a informação do juízo deprecante, ou comprovação do interessado, da incidência das hipóteses previstas no item 165 deste Regimento.
Das Atualizações dos Cálculos de Liquidação
171. Os cálculos de liquidação e suas respectivas parcelas serão corrigidos pelo IPCA do IBGE, nos termos da Lei-PE nº. 11.922/2000.
171.1. No caso da extinção do IPCA do IBGE, deverá ser adotado como índice de atualização monetária dos cálculos de liquidação o que vier a substituí-lo, ou na sua falta, outro que venha a ser indicado pelo Tribunal de Justiça.
172. Quando do cumprimento da condenação pecuniária objeto da sentença, deverá o valor indexado ser convertido em Reais, através da multiplicação pelo índice de atualização em vigor.
172.1. As guias judiciais, quando expedidas, farão constar os valores a recolher em IPCA, devendo o estabelecimento bancário em que vier a ser cumprida a obrigação efetuar a conversão para Reais.
173. Aplica-se o disposto neste Regimento às sentenças liquidandas em processo de desapropriação.
174. Os processos em que tenham sido realizados cálculos de liquidação, anteriores a este Regimento, deverão ser enviados ao contador do juízo, observado o disposto a seguir:
174.1 - a remessa ao contador deverá observar a ordem cronológica nos processos em que houver cálculos de liquidação;
174.2 - versando os cálculos sobre prestação de natureza alimentícia, poderá o juiz determinar ao contador que os efetue em regime de urgência.
175. A não observação do disposto neste Regimento sujeitará o infrator as penas do artigo 390, III, "j" do COJ.
O ADENDO 2, referente ao funcionamento dos cartórios extrajudiciais, bem como o ANEXO único, referente aos códigos das unidades cartorárias, podem ser consultados no texto original, disponível no endereço abaixo: